Quelques questions fréquement posées
à propos de DBCHRONO
Q
Dans quelles conditions l’implantation du système DBCHRONO R
Véritable procédure interne ce document approuvé par l’entreprise, :
* définit l’étendue et la nature du fonds documentaire géré par le système, L’implantation du système est progressive et s’effectue au rythme choisi par
est-elle-opérée?
Au préalable à l’implantation de DBCHRONO, une “ charte de gestion documentaire ” est élaborée par DB Logistique sur la base des objectifs que la direction générale de l’entreprise entend assigner au système.
* fixe la méthode d’identification des documents, leurs procédures de
classement, archivage et destruction,
* répartit les droits d’opération (création, consultation, destruction, …) et
d’administration du système.
l’entreprise.
Au fur et à mesure que son utilisation se développe, DB Logistique assiste
l’entreprise, forme ses collaborateurs.
Q
Quel environnement informatique DBCHRONO nécessite-t-il ?R
L’équipement informatique nécessaire à la mise en œuvre du système DBCHRONO se limite à :
* des PC fonctionnant sous Windows, Le fonctionnement du système ne nécessite pas de réseau informatique interne, tous les échanges étant pris en charge par Internet.
* dotés d’un lecteur de CD Rom,
* et d’une connexion Internet.
Cette architecture très simple garantit la plus grande souplesse d’utilisation. Elle
permet d’utiliser DBCHRONO avec un ordinateur portable, n’importe où dans le monde, et d’obtenir, même avec un téléphone mobile, la communication du document souhaité.
Q Le fonctionnement de DBCHRONO implique-t-il d’être connecté en permanence à Internet ?
R Non, en aucun cas. Chaque utilisateur, en fonction des droits dont il
dispose, peut identifier ou rechercher des documents dans la base de données DBCHRONO, sans se connecter au réseau Internet (même s’il dispose d’un ordinateur portable).
A chaque connexion, justifiée par exemple par la
commande d’une opération documentaire, l’annuaire des documents identifiés par le système DBCHRONO est automatiquement mis à jour, aussi bien sur les serveurs centraux de DB Logistique que sur le poste intéressé.
Ce
fonctionnement économe procure, en outre, une remarquable sécurité au système DBCHRONO : en cas d’atteinte grave, aucune information ne pourrait être perdue car les postes de l’entreprise et les serveurs centraux de
DB Logistique reconstitueraient automatiquement l’annuaire des documents identifiés, indépendamment de la sauvegarde qui en est assurée en permanence par DB Logistique.
Q DBCHRONO est-il compatible avec toute forme d’organisation de l’archivage ?
R
La spécificité de DBCHRONO, au regard de la plupart des systèmes de gestion des documents, réside dans sa capacité à intégrer la gestion des deux grands supports documentaires actuels : papier et informatique. * que ces fonctions soient dispersées ou non entre plusieurs sites Avec DBCHRONO, l’entreprise conserve la pleine maîtrise de ses choix en la matière ; elle peut, si elle le souhaite, organiser son archivage interne avec DBLOG, le logiciel de gestion de l’espace d’archivage, qu’utilise
DB Logistique dans la gestion de ses propres entrepôts.
En tant
que gestionnaire des documents “ papier ”, DBCHRONO est compatible avec tous les choix envisageables par l’entreprise en matière de classement et d’archivage :
géographiques ;
* qu’elles soient internes à l’entreprise ou assurées par DB Logistique, en
tant que prestataire de services, dans l’un de ses entrepôts.
Q DBCHRONO implique-t-il une numérisation systématique des documents ?
R
Avec DBCHRONO, les documents produits ou reçus par l’entreprise sous forme de fichiers informatiques pourront être intégrés à une bibliothèque de documents numériques, accessibles aux collaborateurs dans les mêmes conditions que les documents “ papier ”.
Mais, la mise en œuvre de DBCHRONO n’exige aucunement une numérisation systématique des documents produits ou reçus sous forme “ papier ”. Une telle disposition s’avère, en pratique, aussi coûteuse qu’inutile pour
des documents dont la consultation à distance est peu fréquente.
La numérisation à priori des documents “ papier ” pourra être limitée aux seuls documents dont la nature le justifie, au regard des besoins les plus
fréquents de l’entreprise.
Par ailleurs, et dans tous les cas, DBCHRONO permet de commander au service d’archivage la mise à disposition d’un document dans la forme souhaitée : “ papier ”, télécopie, fichier,
… Il est donc possible à tout utilisateur habilité de demander la numérisation ponctuelle d’un document pour le consulter à distance, s’il n’existe déjà sous forme de fichier bureautique ou d’image numérique.